הנהלת חשבונות - מכתב שהגיע למערכת פלקס

הנה מייל שהגיע למערכת פלקס (הנהלת חשבונות באינטרט). כמו שאומרים במקומות אחרים, לא נגענו:

חברים יקרים,שלום לכולכם,מה שלומכם ואיך אתם מרגישים ביום האחרון של שנת 2009?
לכל מי שהוא עצמאי, התאריך הזה מודיע שהגיע הזמן ליצור קשר עם רואה החשבון או יועץ המס שלו ולהתחיל להתכונן להגשת דו"ח שנתי לרשויות המס. אני מנהלת את כל הפעילות העסקית שלי באמצעות תוכנה להנהלת חשבונות שנקראת "פלקס". היא תוכנה מקוונת (לא צריך להוריד למחשב ,אפשר להיכנס אליה מכל מחשב בארץ ובעולם), היא פשוטה וקלה לתפעול ומאד נוחה וידידותית.
התוכנה הזו חוסכת לי את עלות שירותי רואה החשבון על פני כל השנה. רק פעם בשנה הוא מגיש עבורי את הדוח השנתי-וזהו זה.
בתוכנה אני מנהלת את כל הספקים והלקוחות שלי, מפיקה חשבוניות וקבלות ממוחשבות עם הלוגו שלי, מפיקה דוחות מעמ ומס הכנסה, וכן דוחות בכל חתך שאני בוחרת, מקבלת תשובות לשאלות שמתעוררות ויכולה לקבל המון מידע מקצועי בנושא ניהול עסק עצמאי קטן.
עלות השימוש בתוכנה סביר ביותר וכמובן שזוהי הוצאה מוכרת. יש בתוכה הרבה מאד מידע לעסקים, כולל הוראות מס הכנסה,מדריכים ומאמרים, ויש גם פורום פעיל שניתן לשאול בו כל שאלה מקצועית ורואה החשבון עונה מיד.
בקיצור-סבבה!!!
אם יש לכם שאלות אתם מוזמנים לפנות אלי.
והכי חשוב –אפשר להשתמש בה חודש חינם ולנסות איך היא עובדת!!!

שתהיה שנה אזרחית חדשה טובה ורגועה, בטוחה ושופעת לכולנו.

מספר עוסק מורשה בחשבונית

על פי התקנות האחרונות של רשות המיסים ("הבהרות למבנה קובץ חשבוניות - PCN874") יש להיערך לקליטת מספר העוסק מורשה/ מספר חברה של הלקוח בעת הפקת חשבונית והדפסתו על גבי החשבונית. מערכת פלקס (מערכת ל הנהלת חשבונות באינטרנט) החל מראשית דצמבר 2009 ערוכה לקראת עדכון זה ומאפשרת הזנה של מספר ע.מ (עוסק מורשה) או ח.פ (מספר חברה) של הלקוח והצגתו בעת הפקת חשבונית או כל מסמך תיעוד אחר.
את המספר הזה ניתן להזין כבר בכרטיס של הלקוח או לחילופין ניתן להזין אותו גם בעת הזנת החשבונית.

ניהול לקוחות - הדפסת מעטפות

מערכת פלקס (תוכנה להנהלת חשבונות, ניהול לקוחות והפקת חשבוניות באינטרנט) הוסיפה תכונה חדשה למודל ניהול הלקוחות: הפקת והדפסת מעטפה ללקוח.
הדפסת המעטפה מותאמת למרבית המדפסות הסטנדרטיות.
על המעטפה מודפסים:

1. לוגו העסק.
2. פרטי הלקוח (הנמען).
3. כתובת החזרה של המעטפה לעסק במידה והמעטפה חוזרת.

שירות זה של הדפסת מעטפות ללקוחות הוא בחינם כחלק מהחבילה שכוללת את מודל ניהול הלקוחות של פלקס.

מה זה פלקס?

1. מערכת הנהלת חשבונות חד צידית.
2. מערכת מודולארית המכילה את המודולים הבאים:
2.1. ניהול לקוחות:
2.1.1. פרטי לקוחות.
2.1.2. יומן לקוח (הזנת סיסטם + הזנה ידנית).
2.1.3. תזכורות לקוחות.
2.2. חשבוניות:
2.2.1. חשבוניות, קבלות וכל מסמכי התיעוד.
2.2.2. חשבוניות אלקטרוניות.
2.3. הנהלת חשבונות:
2.3.1. דוח מקדמות מס הכנסה ומע"מ.
2.3.2. דוחות מלאים עם חיתוכי תקופות לבעל העסק.
2.3.3. דוחות בגרפים.
2.3.4. ספר תקבולים ותשלומים.
2.4. ספקים.
2.5. פריטים.
3. המערכת רשומה במשרדי מס ההכנסה ועומדת בתקנות לגבי תוכנות להנהלת חשבונות.
4. לפלקס קיימות עוד מערכות לווין נוספות:
4.1. פורום הנהלת חשבונות – ובו למעלה מ 1,400 שאלות ותשובות הקשורות באופן מהותי לנושא האתר (הנהלת חשבונות וראיית חשבון).
4.2. אינדקס עסקים – 700 כרטיסי עסק מסווגים.
4.3. מדריכים ומאמרים בנושא הקמה וניהול של עסק.
4.4. מחשבונים לעסקים.
4.5. תוכנית שותפים – בשיטת חבר מביא חבר.

ניהול לקוחות - תזכורות

השבוע התווספה למודול ניהול לקוחות (crm) של אתר פלקס (אתר ל הנהלת חשבונות והפקת חשבוניות) לרישום וניהול של תזכורות.תזכורות הם אלמנט בסיסי וחשוב במערכות לניהול לקוחות מכוון שהן מאפשרות לבעל העסק לתכנן באופן הנכון ביותר את זמן העבודה ולנהל התייחסות לאלמנטים כמו לקוחות, תשלומים ועוד באופן חכם ואופטימאלי.

נכון לעכשיו ניתן לייחס תזכורות ללקוחות מתוך רשימת הלקוחות בפלקס וגם ללקוחות שאינם רשומים שם. כל תזכורת בנויה מהאלמנטים הבאים:
טקסט לתזכורת.
סוג תזכורת (כרגע רק לקוחות).
בחירת לקוח מתוך רשימה.
סוג חזרה של התזכורת.
תאריך התזכורת.
הערות.
תזכורת פעילה/לא פעילה.

הסטאטוסים של התזכורות יכולים להיות:

תזכורת עתידית.
תזכורת פעילה (אדומה).
תזכורת בוצעה.
תזכורת לא פעילה.

משבר עסקי - מה עושים

כאשר מתמודדים עם משבר עסקי, קודם כל צריך לזהות את הקושי. אם נזהה את הקושי מוקדם ככל האפשר, הסיכוי שנוכל להתמודד בהצלחה עם הקשיים הוא גדול יותר. לבעלי העסקים קשה בדרך כלל לראות את התמונה בשלמותה, וניתוח השוק שלהם חוטא למציאות. זה קורה בשל חוסר בידע מתאים או בשל העדר יכולת לבחון את המצב בצורה אובייקטיבית וללא מעורבות אישית. על-כן, בנקודה זו כדאי לפנות לגוף מקצועי שמספק שירותי יעוץ עסקי. גוף זה יוכל לסייע לעסק להתמודד עם הקשיים שניצבים בפניו.

כאשר העסק נתון במשבר, הדבר הראשון שיש לעשות כדי לצאת מהמשבר הוא מיפוי מצב העסק ובחינת כדאיותו. בחינת העסק והסביבה העסקית בה הוא פועל חשובה מאוד. ראשית, כאמור, יש לאתר את הסיבות לקשיים שהעסק נתון בהם. ירידה ברווחיות העסק יכולה לנבוע ממספר גורמים, וכדי למצוא פתרונות הולמים צריך לאבחן את מקור הבעיה בצורה נכונה. לפני שהיועץ מכין תכנית הבראה עסקית ותוכנית לגיוס הון, עליו לזהות מהן הסיבות העיקריות שהובילו לפגיעה בעסק, ולנתח בצורה מפורטת ומדוקדקת את השוק הרלוונטי לעסק. תוכניות להבראה עסקית ולגיוס הון יסייעו לבעל העסק בבחינת פעולותיו הכלכליות וביצוען, ויגרמו לו לקבל החלטות הכרחיות לטובת העסק שלו, גם אם מדובר בהחלטות לא פשוטות כלל ועיקר. מטרתן של תוכניות כגון אלו היא לנצל את הדרישות של השוק והיתרונות היחסים של העסק, על-מנת שתקופת המשבר תהיה קצרה ככל הניתן. עם זאת, יש לדעת, כי לא תמיד קיומו של העסק מוצדק, ועל כן במקרים כאלה, על אף הצער והקושי שבכך, האפשרות של הכרה בבעיה וסגירת העסק, ועל ידי כך מזעור הנזקים, היא עדיפה על פני המשך תפעול העסק במצבו.

הבראת העסק

משרדינו מכין עבור העסק תוכנית עבודה שתאפשר לו לנסות להתגבר על הקשיים, ולהוציא את העסק מהמשבר העסקי שבו הוא נתון. היעוץ שניתן צריך להתאים באופן פרטני לכל עסק, כך שהתוכנית שתיבנה עבור העסק תוכל לתת פתרונות מעשיים לקשיים המסוימים שגרמו לעסק להגיע למצבו הקשה. לפיכך, היעוץ שלנו מתחיל בלימוד המקרה והכנת פרופיל של העסק: כיצד העסק בנוי מבחינה ניהולית, מהו שוק המוצרים שלו, מהם המקורות הכספיים ומהן המגמות העתידיות בשוק. השלב הבא, לאחר מיפוי המצב הנוכחי, הוא לימוד של מהן אפשרויות הניצול של היתרונות היחסיים של העסק, הכל באופן יחסי למה שמתרחש בשוק. שלב זה הוא חשוב מאוד, שכן מטרתו היא לבדוק מהן הנקודות החזקות של העסק, ובאילו תחומים/פרמטרים מומלץ שיתמקד בשנים הקרובות. השלב האחרון הוא בחינת הדרך הטובה ביותר להגיע למצב הרצוי. כלומר: בשלב זה נבנה תוכנית עסקית שתסייע לבעל העסק לקבל החלטות כלכליות. ככל הנראה, התוכנית תשלב מצד אחד התייעלות ויצירת חסכון, ומצד שני הגדלת המכירות. כדי שתוכנית ההבראה תוכל להתבצע, נצטרך, ככל הנראה, להקל על תזרים המזומנים השוטף של החברה . זאת באמצעות גיוס כספים מהמערכת הבנקאית, פריסת החובות, מכירת נכסים או פעילויות, שינוי מבנה ההון של העסק והכנסת משקיעים. מובן, שניתן לשלב בין כמה מהאפשרויות הללו. ייתכן שגם תינתנה המלצות ביחס למוצרים שכדאי לעסק לייצר בעתיד. צוות המשרד יוכל לעזור גם לעסק שלך, שכן הוא מנוסה מאוד וסייע בעבר לחברות רבות לצאת מן המשבר אליו נקלעו. המשרד שלנו מציע הבנה מקצועית- כלכלית ונקודת מבט אובייקטיבית, אשר לפעמים חסרה לבעל העסק.כאשר עסק נמצא במשבר, יעוץ עסקי יכול להציל אותו. על כן, כדאי מאוד לשקול לשכור את שירותי הייעוץ העסקי של החברה שלנו גם במצבים נוספים אחרים (כדי לנסות להימנע מאפשרות של כניסה למשבר). לדוגמה, כאשר עסק נמצא בצומת דרכים, וצריך לקבל החלטות הרות גורל (כגון: התחלת עבודה על מוצר חדש, שינוי מהותי בשיטת העבודה וכד') ניתוח מקצועי של השוק ושל האתגרים העתידיים שהוא יאלץ לעמוד מולם, יכול לסייע לו מאוד.

חיפוש בפורום להנהלת חשבונות

על פי דרישות הלקוחות (לקוחות פלקס וגם צופים עוברי אורח אחרים) התווספה במערכת הפורום של אתר פלקס (הנהלת חשבונות באינטרנט) האופציה לבצע חיפוש ברשומות הפורום.
אופציית החיפוש החדשה יכולה להקל משמעותית על הלקוחות ולאפשר להם לקבל מידע באופן קל, פשוט ומהיר.

מידע נוסף: פורום הנהלת חשבונות